तुमच्या ऑफिस डेस्कवर तीन गोष्टी असाव्यात.
१) तुमची साधने, संगणक, फोन, कात्री, टेप इ. काम करण्यासाठी आवश्यक वस्तू.
२) डेस्कची सजावट करण्यासाठी स्मृतिचिन्हे, कुटुंब आणि मित्रांची छायाचित्रे, तुम्हाला विशेष अभिमान वाटणारी पदके, किंवा कामाची जागा आकर्षक बनविण्यासाठी इतर काही गोष्टी .
३) तुम्ही सध्या ज्या कागदपत्रांवर काम करत आहात ती कागदपत्रे.
आपल्यामध्ये बर्‍याचजणांच्या टेबलावर या तीन गोष्टींबरोबरच अस्थव्यस्थ पडलेले कागदाचे ढीगही दिसतात. याला इंग्रजी मध्ये ‘क्लटर’ (clutter) म्हणतात. क्लटर म्हणजे अस्तव्यस्त अवस्थेत असलेल्या गोष्टींचा संग्रह आहे. क्लटरची माझी व्याख्याः आपल्या कडे असलेली, मालकीची किंवा कोणतीही गोष्ट जी नियमितपणे तुमचे आयुष्य वाढवत नाही.
आता आपण कागदाच्या क्लटरपासून मुक्त कसे होणार ते बघणार आहोत.
संशोधनात असे दिसून आले आहे की आपण जे ठेवतो त्यापैकी ऐंशी टक्के वस्तू आपण कधीही वापरत नाही आणि आपण जितक्या जास्त वस्तू ठेवतो तितक्या त्या कमी वापरतो कारण आपल्याला त्या सापडत नाहीत किंवा आपण त्यांना विसरून जातो की त्यांना कोठे ठेवले होते. आपण ज्या वस्तू ठेवतो त्यांच्यापैकी फक्त वीसच टक्के वस्तू वापरतो. पण या वीस टक्के गोष्टी कशा ओळखायच्या?
आता मी तुम्हाला एक पद्धत सूचित करू इच्छिते.
तुमच्या डेस्कचे आयोजन करण्यासाठी थोडा वेळ द्या.
प्रथम सर्वात वरची फाइल घ्या. ती कामाची नसेल तर पहिली गोष्ट ती फाडून फेकून टाका. जर ती महत्वाचे असेल आणि तुम्ही ती टाकू शकत नसाल आणि तुम्हाला त्यावर काम करणे आवश्यक असेल तर त्यावर कार्य करण्यासाठी भविष्यातील काही तारीख आणि वेळ निश्चित करा आणि त्या करेन्ट फोल्डरमध्ये ठेवा.
जर तुम्हाला असे वाटते कि ती फाईल कार्यालयातील इतर एखाद्या व्यक्तीकडे सोपविली पाहिजे तर त्या फाईलचा तपशील डायरीत लिहून घ्या आणि त्यानंतर ती फाईल त्यांना पाठवा. परंतु जर ती फाईल इतकी महत्त्वाची असेल की तुम्ही ती टाकू शकत नाही किंवा नंतर आपण त्यावर कार्य करू शकत नाही किंवा तुम्ही ती दुसर्‍याकडे सोपवू शकत नाही तर तुम्ही त्वरित त्या फायलीवर कार्य करा आणि क्लटर कमी कर .
नंतर पुढील फाइली घ्या. आशा प्रकारे लवकरच फाईली चा ढीग नाहीसा होईल.
अशा पद्धतीने तुमच्या डेस्कवरील सर्व काही एकतर काढून टाकले गेले आहे किंवा ते काम करण्याच्या प्रतीक्षेत असलेल्या करेन्ट फाईल फोल्डरमध्ये आहे किंवा तुमच्या सहकारी कडून परत येण्याची वाट पहात आहेत किंवा तुमच्या डेस्कच्या मध्यभागी आहे ज्याच्यावर तुम्ही सद्या काम करत आहे.
अशा प्रकारे आता तुमच्या डेस्कवर कागदाचे ढीग नाहीत आणि आता डेस्क व्यवस्थित व नीटनेटके झाले आहे.